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今よりも時間や労力をかけずにするには

しなければならない一つ一つの仕事をとりあげて注意深く分析してみると、まず気づくことは、あらゆる仕事に時間と労力の無駄があるということです。

この無駄が時間の浪費につながるのですから、時間を活用するためには、どうしてもこの無駄を省かなければならない。

そのためには、一つ一つの仕事を各段階で検討して、

①なぜこの仕事が必要なのか?習慣だからというのでやっているのだろうか?全部あるいは一部でも省略できないものだろうか?

②この仕事をやるポイントはなにか?この仕事をすると、これまでなかったなにか新しいものがプラスされるのか?

③その仕事が必要となれば、どこでやるべきか?安楽椅子で楽にできるのに、わざわざ机に向かっているのではないか?ファイルキャビネットも、椅子から立ち上がればすぐ取れるような場所に置いておいたほうがよいのではないか?

④その仕事はいつしたらよいか?能率のあがる大切な時間をくだらない仕事で無駄にしてはいないか?

⑤その仕事はだれがするのか?自分でやるのか、部下にやらせるのか?

⑥その仕事をやる最良の方法はなにか?

このような質問を発してみることによって一つ一つの日常事務を分析したら、今度はそれを次のように整理するのです。

①不必要な仕事は省く。
②仕事の手順をやりやすくする。
③二つあるいはそれ以上の仕事を連続してできるときは、その仕事を結びつける。
④雑仕事の細かいところは単純化する。
⑤次の仕事にとりかかる手順を前もってたてておく。

このような手順をとることは、最初はすこし面倒だと感じるかもしれないが、すぐ慣れるものだ。そして、すぐ習慣として身につくものです。