c

一日のスケジュールのたて方

一日のスケジュールをたてるばあいには、あなた自身の状況と気質によって、そのやり方が大きく左右されるものではあるが、一般的に効果的な方法は、次のような手順をふむことです。

(1)重要な事件を中心にして一日のスケジュールをたてる活動のポイントとなる、もしくは戦略的に重要な活動というものがあるものです。したがって、仕事の進行はこの重要な活動を中心として行なわれなければならない。出張したときなどは、たくさんのしなければならないことや会わなければならない人があるものですが、中心となるものをまず第一番に片づけることとし、交通の混雑や不時の事件などを考えて、それをする前のスケジュールにかなりの余裕をもたせておくことが必要です。この重要な事柄に対しては、ほかのプランはすべて副次的なものとなる。

(2)その日第一番にしなければならないことのスケジュールをたてるなにもかも最初にしてしまうことは不可能なことですから、まず次のようなことを優先的にしておくことです。①ほかの人に仕事を与えること。②精神的、肉体的干不ルギーが最上のコンディションにあることを必要とする、創造的な仕事。③その日のうちにしなければならないのだが、邪魔が入って中断されては困る仕事。

(3)関連した仕事をひとまとめにして片づけるこまごました仕事はひとまとめにしてやってしまうことです。仕事にリズムと勢いをつけるのです。そうすることによって、このような仕事であなたに協力しなければならない大たちの時間も助かるし、そのために必要な道具とか手伝いといったものも中断しないで継続的に利用することができる。たとえば、手紙類は、一括して一度に書いてしまう、訪問者もなるべくひとまとめにして順々に会うようにする、読まなければならないものも、まとめてすばやく目を通してしまう、といったことです。

(4)エネルギーのカーブに仕事を合わせる干不ルギーのカーブは大によって違うが、午前中はたいていの人の干不ルギーが充実している時間です。だから、この時間こそ最も挑戦的な、最も創造的な仕事にあてるのです。会議とかインタビューのために精神状態を鋭敏にしておこうと思ったら、この時間をそれにあてればよい。そして逆に、きまりきった仕事とか重要でない仕事には、このような時間を割りふらないのです。精神的、肉体的にあなたの仕事がダウンしかかったときには、より受動的な仕事に切りかえる。きまりきった仕事をするとか、ひと休みするのです。

(5)どの仕事にも十分な時間をとっておく次の章で述べるように、仕事の能率をあげるためには多少無理なスケジュールを組んだほうがよいこともあるが、引き受けている仕事の仕上げをしなければならないようなばあいには、それを成功させるためには十分な努力をそそがなければならないのですから、一日のなかにあまり多くの仕事を押しこむのはよしたほうがよい。みさかいなく、なにもかもしようとして、骨折り損のくたびれ儲けにならないようにすることが肝要です。

(6)スケジュールにないことをしたいという気持を抑えるなにかをしている間に、急に電話をかけたいとか、だれかを呼んで用事をいいつけたいという気が起こることがある。しかしこれをやっていたら、予定されているあなたの仕事は際限もなく延びるだけだ。仕事をしているときにおもしろいアイデアが浮かんだり、なにか調べたいことがあったことを思い出すこともある。それがいまやっている仕事に関係のあることですったら、そうしたらよい。しかしそれがそのときすぐ必要でないものだったら、あとがらもっと適当なときにそれをするために、メモにでもつけておくことです。

(7)面接時間に注意する訪問されたばあいでも自分が訪問したばあいでも、面接は時間浪費の大きな原因となりやすいものですから、面接時間には最高に気を使わなければならない。まだ用件が10パーセントも片づいていないのに、予定された時間はあと10パーセントしか残っていないといった立場に立だされることもある。だから、あなたのためにも訪問者のためにも、時計に注意しながら、会話のベースをよく監視していることです。むだ話は避けて、なるべく早く話を本筋にもどすことです。そのためには、人に頼んでおくとか、なにかほかの用具を使って、予定の時間が終わりそうになったら、あなたと訪問者の双方に警告する工夫も必要であろう。

このように1日のスケジュールを立てるためには道筋に沿った考え方が重要なと言えます。