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テーブルの上を綺麗にしておこう!

テーブルの上をきちっとしておくには、資料をテーブルの上に貯め込まないで、よどみなく流して済ますことも重要である。

手法は2つに分かれる。一方は資料の予備査定をやることであり、もう一方は、手もとの資料をその重大性と優先度により小分けし、それにのっとって時間を割りあてることである。 

まず予備査定に手をつけることによって、今よりもっと読むべきでないもの、つまりは自分自身にとって要らないものは、ダイレクトに対処してしまえばよい。

しかしそれ以外にのものは、査定が済んでから後でもう1回考査するために分けることになる。資料を取り上げるたびごとに、いますぐその対処をしてしまうべきかとうかを、わずかな時間にすばやく判断するわけである。

これは、その資料をざっと読むことで十分であるから、その資料を取り上げ、事実を確かめるために使った時間にほんのすこしの時間をつけ加えれば、たやすくできることである。 

分類のシステムは、あなたのために最も都合のよいどんなシステムでもよいわけだが、たとえば次のような分け方がある。 

①すぐ対処すべきもの、②緊急度の低いもの、③ファイルするか、目を通し対処すべき、新着データに関わるもの、④後でやること(未確定)を保つもの先にいって研究するか、アクションを起こすためにはもっとデータを要するもの、⑤後で対処をするものアクションを起こすことが要求されず、高度なリサーチとか掘り下げの尽力を要するもの。 

すぐ対処すべきものとは、たとえば突然ぎの郵便、取引先からの大至急のオーダー、色んなすぐ行動しざるを得ないものなどのことでる。

緊急度の低いものについては、そこそこの時間あるいは特定の日をそのためにとっておいて、まとめてそれに目を通すようにすればよい。

あるいはこのなかには、④のペンディングにしておくものの分割に入れるべきものもあるかもしれない。また、緊急度というものは時間と共に変わるものですから、たまにそれを再リサーチしてみたりすることも重要であろう。